Як нараховуються відпускні в Україні: формула та правила
Відпускні в Україні нараховують на основі середньоденної заробітної плати працівника за розрахунковий період, помноженої на кількість календарних днів відпустки. Основним нормативним документом залишається Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100. Під час дії воєнного стану святкові та неробочі дні з розрахунку не виключають.
Працівник отримує на руки близько 77 % нарахованої суми після утримання ПДФО 18 % та військового збору 5 %. Виплату здійснюють до початку відпустки. Для нових працівників або осіб без заробітку в розрахунковому періоді застосовують посадовий оклад чи мінімальну зарплату 8647 грн.
Правильний розрахунок враховує склад виплат, особливості премій і періоди відсутності. Помилки найчастіше виникають при визначенні розрахункового періоду та розподілі квартальних чи річних премій.
Нормативна база та загальні принципи
Розрахунок відпускних регулюють кілька ключових документів. Порядок № 100 визначає порядок обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток і компенсації за невикористані дні. Кодекс законів про працю України та Закон України «Про відпустки» встановлюють мінімальну тривалість щорічної основної відпустки — 24 календарні дні. Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (№ 2136-IX) тимчасово змінює окремі правила, зокрема щодо святкових днів.
Відпускні — це не звичайна зарплата за відпрацьований час. Це середній заробіток, збережений за працівником на період відпочинку. Бухгалтер бере фактичні виплати за певний період, визначає середню вартість одного календарного дня і множить її на дні відпустки. Такий підхід вирівнює різницю між місяцями з різною кількістю робочих днів і різним рівнем премій.
Основна формула розрахунку
Базова формула виглядає так:
Сума відпускних = середньоденна заробітна плата × кількість календарних днів відпустки
Середньоденну заробітну плату обчислюють за правилом:
Середньоденна ЗП = сума виплат за розрахунковий період ÷ кількість календарних днів розрахункового періоду
Під час воєнного стану з дільника не віднімають святкові та неробочі дні, передбачені статтею 73 КЗпП. Тому для повного року дільник становить 365 або 366 днів. Якщо у розрахунковому періоді були дні, коли працівник не працював і заробіток за ним не зберігався (або зберігався частково), ці дні також виключають.
Тривалість відпустки рахують у календарних днях. Суботи та неділі входять до загальної кількості. Святкові дні під час воєнного стану на тривалість відпустки не впливають — вони не додають додаткових днів відпочинку.
Як визначають розрахунковий період
Для більшості працівників, які працюють понад рік, розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Якщо відпустка починається 10 серпня 2026 року, період охоплює серпень 2025 — липень 2026.
Коли стаж на підприємстві менший за рік, беруть фактично відпрацьовані повні календарні місяці — з 1-го числа місяця після прийняття на роботу до 1-го числа місяця надання відпустки. Якщо працівник не відпрацював жодного повного місяця, середньоденну зарплату розраховують виходячи з посадового окладу (або мінімальної заробітної плати, якщо оклад менший). Мінімальна зарплата становить 8647 грн.
Місяці, у яких працівник увесь час перебував у відпустці без збереження заробітної плати, у відпустці для догляду за дитиною до трьох років або в інших періодах без збереження заробітку, повністю виключають з розрахунку разом із відповідними сумами.
Які виплати включають і які виключають
До розрахунку середньої заробітної плати входять усі суми нарахованої зарплати згідно із законодавством і умовами трудового договору, крім прямо зазначених у пункті 4 Порядку № 100. Це основна зарплата, доплати та надбавки (за нічну роботу, суміщення, вислугу років, інтенсивність праці тощо), виробничі премії, лікарняні, попередні відпускні, оплата часу відрядження.
Премії враховують особливо. Місячну премію відносять до місяця, за який вона нарахована. Квартальну чи річну розподіляють пропорційно на місяці, за які її нараховано, починаючи з місяця фактичного нарахування. Якщо працівник у якомусь місяці не виконав норму робочого часу, суму премії коригують.
Не включають одноразові виплати: матеріальну допомогу (крім систематичної для окремих категорій працівників, наприклад педагогів), компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу, виплати до ювілеїв, добові, підйомні, винагороду за винаходи.
| Вид виплати | Включається | Примітка |
|---|---|---|
| Посадовий оклад, тарифна ставка | Так | У повній сумі |
| Доплати за нічні, суміщення, вислугу | Так | Постійні складові |
| Виробничі премії | Так | З розподілом по місяцях |
| Лікарняні та попередні відпускні | Так | Відносять до місяця, за який нараховані |
| Матеріальна допомога (разова) | Ні | П. 4 Порядку № 100 |
| Компенсація за невикористану відпустку | Ні | Одноразова виплата |
Особливості розрахунку під час воєнного стану
Воєнний стан суттєво впливає на практику нарахування. Оскільки стаття 73 КЗпП тимчасово не застосовується, офіційних святкових днів немає. У розрахунку середньоденної зарплати дільник дорівнює повній кількості календарних днів періоду. Тривалість відпустки також не збільшується на святкові дні, які припали б на період відпочинку в мирний час.
Роботодавець має право обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями. Невикористані дні не згорають — їх можна використати після скасування воєнного стану або отримати компенсацію при звільненні. Для працівників критичної інфраструктури роботодавець може відмовити у відпустці, якщо відсутність загрожує роботі підприємства.
Практичні приклади розрахунку
Розглянемо кілька типових ситуацій станом на 2026 рік.
Приклад 1. Стандартний випадок. Працівник іде у відпустку на 14 календарних днів у вересні 2026 року. Заробіток за серпень 2025 — липень 2026 становить 216 000 грн. Розрахунковий період — 365 днів. Середньоденна зарплата: 216 000 ÷ 365 ≈ 591,78 грн. Відпускні: 591,78 × 14 ≈ 8284,92 грн. Після утримання ПДФО та військового збору на руки — приблизно 6379 грн.
Приклад 2. Менше року стажу. Працівник прийнятий 15 березня 2026 року, йде у відпустку з 1 серпня. Повні місяці — квітень–липень. Сума заробітку за ці місяці — 42 000 грн, календарних днів — 122. Середньоденна: 42 000 ÷ 122 ≈ 344,26 грн. За 24 дні: 8262,24 грн.
Приклад 3. Відсутній заробіток. Працівник щойно прийнятий, оклад 7500 грн (менше мінімалки). Беруть мінімальну зарплату 8647 грн. Умовний річний фонд: 8647 × 12 = 103 764 грн. Середньоденна: 103 764 ÷ 365 ≈ 284,28 грн. За 14 днів: 3979,92 грн.
Оподаткування та строки виплати
Відпускні оподатковують як заробітну плату. З нарахованої суми утримують податок на доходи фізичних осіб 18 % і військовий збір 5 %. Загалом працівник отримує 77 % нарахованої суми. Єдиний соціальний внесок 22 % нараховує роботодавець за свій рахунок.
Виплату відпускних здійснюють до початку відпустки. Якщо відпустка починається в понеділок, гроші мають надійти не пізніше п’ятниці попереднього тижня. Затримка дає працівникові право вимагати перенесення відпустки. При звільненні компенсацію за невикористані дні виплачують у день звільнення разом з іншими розрахунковими.
Спеціальні випадки та компенсація при звільненні
Після виходу з відпустки для догляду за дитиною середню зарплату розраховують виходячи з окладу (не менше мінімальної). Якщо в розрахунковому періоді підвищували оклади, застосовують коефіцієнт підвищення до виплат до дати підвищення.
Компенсацію за невикористану відпустку при звільненні рахують за тими ж правилами, що й звичайні відпускні. Виняток — дні, набуті до 31 грудня 2023 року: їх компенсують за спеціальними правилами з виплат 2023 року. Працівник сам обирає — піти у відпустку перед звільненням чи отримати грошову компенсацію.
Перехідні відпускні (коли дні відпустки припадають на два місяці) розбивають пропорційно для податкової звітності. Бухгалтерія відображає суму окремо за кожним місяцем.
Як працівнику перевірити правильність нарахування
Попросіть у бухгалтерії розшифровку розрахунку: суму виплат за кожен місяць розрахункового періоду, кількість днів, які виключили, і як розподілили премії. Порівняйте з розрахунковими листками. Зверніть увагу, чи не включили одноразову матеріальну допомогу і чи правильно врахували лікарняні.
Якщо виникають сумніви, можна звернутися до Державної служби України з питань праці або до профспілки. У більшості випадків помилки виправляють після письмового звернення працівника.
Правильне нарахування відпускних захищає і працівника, і роботодавця. Дотримання Порядку № 100 та врахування особливостей воєнного стану дозволяють уникнути претензій і забезпечують справедливу оплату заслуженого відпочинку.
